İrtibat Bürosu Kurulumu | BNB Danışmanlık Hizmetleri

Bir ülkedeki piyasa şartlarını araştıran, kişiler ve kuruluşlarla irtibat kurma amacı taşıyan, yatırım yapılacak ülkenin pazarını ve hukuki düzenini inceleyen, iş olanaklarını takip ederek merkez kuruluşuna bilgi sağlayan ve sosyal – kültürel – özellikle ticari amaç gütmeyen kuruluşlara irtibat bürosu denir.

İrtibat büroları özellikle iktisadi amaç ve faaliyetten men edildikleri için Türkiye’de yakından takip edilirler. Ancak bu takip elbette ki bezdirici bir denetim değildir. Aşağıda bahsedeceğimiz üzere irtibat bürosu kurmanın bir çok avantajı vardır.

Yabancı Şirketlerin İrtibat Bürosu Açabilmesi İçin Gerekli Evraklar

İrtibat bürosu kuruluşu için gereken evraklar ‘Doğrudan Yabancı Yatırımcılar Kanunu Uygulama Yönetmeliği’  düzenlemesinde yer alır. Bu kapsamda, yabancı firmaların Türkiye’de irtibat bürosu kurmak istemeleri halinde şu belgelere ihtiyaç duyulur:

• İrtibat bürosu kuruluşu başvuru formu
• İrtibat bürosu tarafından yürütülecek faaliyetlerin kapsamı ve büronun ticari faaliyet yürütmeyeceğine ilişkin taahhüdü içeren bir beyanname metni
• Beyannameyi imzalayan yabancı firma yetkilisinin imza yetkisini gösteren belge
• Yabancı şirkete ait olan ve ilgili Türk Konsolosluğu tarafından onaylana veya ‘Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması’ sözleşmesi hükümleri çerçevesinde onaylanan faaliyet belgesi
• Yabancı şirket ile ilgili hazırlanmış faaliyet raporu yahut bilanço – gelir tablosu
• İrtibat bürosunun faaliyetlerini yürütmekle görevlendirilmiş kişi veya kişilere verilecek olan yetki belgesi
• Eğer irtibat kuruluşu başka bir kişi aracılığı ile takip ediliyorsa, örneğin avukat vekaleti ile yapılıyorsa, bu konuda verilmiş vekaletname belgesi

Bu saydığımız belgelere ek olarak, vergi dairesi başvurusunda ve Genel Müdürlük bildiriminde gereken belgeler de söz konusudur. Bu belgelerin özelliklerine tek tek burada değinmiyoruz ancak bir tablo olarak izah etmek gerekirse:

Bu bahsettiğimiz başvuru belgelerinin ve Genel Müdürlüğe sunulması gereken belgelerin Bakanlığa ve Genel Müdürlüğe aslı teslim edilirse birer onaylı suretleri başvurucuya verilir. Burada onaylama işlemini Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü yapar.

Ayrıca başvuru formu, beyanname metni vs. gibi sıraladığımız belgelerin bir kısmı taslak olarak yönetmeliğe eklidir. Bu ekler doğrultusunda başvuru işlemleri gerçekleştirir.

Önemle belirtmemiz gerekir ki başvurunun tecrübeli avukatlardan yardım alınarak yapılması gerekir. Çünkü kurulmak istenen irtibat bürosunun durumu, yabancı şirketin özellikleri, hukuki işleyiş vs. gözetilerek uzun vadede hukuki problem doğurmayacak bir kuruluş işlemi gerçekleştirilmelidir. Bunun için hukuki yardım almak en sağlıklısı olur.

Yabancı şirketin Türkiye’de irtibat bürosu kurmak maksadıyla topladığı bu belgelerin eksiksiz olması durumunda, başvuruyu izleyen 7 günlük süre içerisinde başvuru sonuçlandırılır.

İrtibat Bürosu Kurulduktan Sonra: Kuruluş izni alındıktan sonra, vergi dairesine kayıt belgesi ve büronun kira sözleşmesinin birer örneği en geç 1 ay içerisinde Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğüne iletilmek zorundadır.

Yabancı Şirket İrtibat Bürosunda Yabancı Personel Çalıştırmak

İrtibat bürosunda çalışan yabancı işçiler, merkezi Türkiye dışında bulunan şirket nam ve hesabına hareket ederler. Türkiye’de yabancıların çalışma kuralları arasında, şirketin her bir yabancı çalışanı için 5 Türk çalışan alması şartı vardır.

Ancak kilit personel olarak nitelendirilen ve belirli özelliklere sahip olan çalışanlar için yabancı çalışan kotası uygulanmaz. Kilit personel olarak özellikle şu özellikle uygulamada kabul edilmektedir:

• Şirketin üst yönetiminde yahut yürütme biriminde yer almak
• Şirketin tamamını yahut bir kısmını yönetmek
• Şirketin denetçilerinin veya personelinin işlerini denetlemek – kontrol etmek
• Şirkete yeni çalışan alma yahut halihazırda çalışan kişileri işten çıkarma yetkisine sahip olmak
• Şirket ile ilgili belirli düzey temel sayılan bilgilere sahip olmak
• Şirket tarafından adına yetki belgesi düzenlenmek

Önemle belirtmemiz gerekir ki irtibat bürosunda çalıştırılacak yabancılar için çalışma izni alınması gerekir.

Yabancı İrtibat Bürolarının Vergi Sorumluluğu

Yukarıda ayrıntılı olarak bahsettiğimiz üzere irtibat büroları ticari faaliyette bulunamaz, kazanç elde etme amacına yönelik işlemler yapamaz. Bu nedenle gelir vergisinden muaf tutulmuşlardır. Hukuken ‘kanuni ve iş merkezi Türkiye’de bulunmayan dar gelirli işveren’ niteliğindedir. Bu nedenle Kanunda gelir vergisi istisnaları arasında yer almışlardır.

Her ne kadar irtibat bürosunun gelir vergisinden istisna olduğunu söylesek de, irtibat bürosu ticari faaliyette bulunma yasağına uymaz ve kazanç elde ederse, diğer kanuni yaptırımların yanında bu elde ettiği gelir üzerinden vergilendirilir ve vergi zıyaı cezası söz konusu olur.

Damga Vergisi Kanunu kapsamında irtibat bürosu çalışanlarına yapılan ücret ödemelerinden damga vergisi kesintisi yapılır. Bu verginin muhtasar beyanname ile beyan edilmesi ve süresi içerisinde ödenmesi gerekir.